Une fois le thème et le lieu définis, vous vous suggérons de suivre le projet en vous aidant de ce tableau.

GESTION DU PROJETROLEEXEMPLES DE TACHES
CoordinationSuivre la bonne réalisation des tâches de bout en boutFaire une liste des tâches organisée par domaines avec QUI fait QUOI
Suivre les tâches
Epauler les équipes
Suivre le budget
CréationCréer les outils physiques
Suivre leur production si besoin		Création : invitation physique ou mail, affiche…etc
Menu si nécessaire
Noms des tables si nécessaire
Tableau d’affichage des places des invités à table si nécessaire
LogistiqueMatériel technique
+
Repas		Lister les besoins
Evaluer les coûts
Définir les modalités du diner (apport de chacun / traiteur / …etc) et prévoir l’organisation pratique jusqu’au jour J
Penser aux nappage/couverts/assiettes/serviettes…etc
MailingEnvoi et pointageListe
Suivi
Relance
Services Jour JBon déroulé de l’évènementPréparation de la salle
Vérification du matériel technique
Accueil des invités (pointage, vestiaire…)
Service à table
Rangements
Animateur principalAnimation et timing

LES TRUCS DE MMM

  • Gestion des invitations : à anticiper selon l’importance de l’évènement (nombre d’invités)
  • Mailing : pour un grand dîner, nous vous suggérons d’avoir recours à une billeterie gratuite, sur laquelle les participants seront invités à s’inscrire et qui vous permettra d’avoir un listing bien à jour.
  • 8 jours avant : relancer l’intervenant s’il y en a un – lui donner toutes les informations
  • 5 jours avant : envoyer un rappel
  • 2 jours avant : vérifier les présentations et matériel projeté.
  • La veille :
    • vérifier qui ouvre la salle – avoir son numéro de téléphone à disposition
    • vérifier si le matériel technique est bien disponible
      • projecteur
      • paperboard…
    • Prévoir des bics et des feutres pour paper board
    • Imprimer le guide d’animation pour chaque animateur
    • Imprimer la charte

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