BUT : avoir des règles communes pour faciliter le respect mutuel
COMMENT LA PRESENTER :
présenter chaque niveau un par un
LA CONFIDENTIALITE
Généralement bien compris
mais si l’assistance se connait bien : INSISTER
LE RESPECT DE LA DIFFERENCE
Généralement bien compris
JUGEMENT INTERDIT
Insister sur les aspects non verbaux qui jugent : mimiques, petits sons (oh…), regard, …etc qui peuvent blesser. Tout doit pouvoir être dit.
ECOUTER … Insister sur l’écoute jusqu’au bout, faire un geste qui part de l’oreille puis allonger lentement le bras. en disant.. »jusqu’au bout
PARLER DE SOI.. dire JE : expliquer que cela permet d’éviter des discussions générales qui n’aboutissent pas. Parler de son expérience est plus riche. On ne recherche pas des conseils vagues mais des idées précises
L’animateur principal doit s’appuyer sur son équipe « Services du Jour J » pour les aspects pratiques afin de pouvoir se consacrer à sa tâche d’animation de l’évènement.
Une fois le thème et le lieu définis, vous vous suggérons de suivre le projet en vous aidant de ce tableau.
GESTION DU PROJET
ROLE
EXEMPLES DE TACHES
Coordination
Suivre la bonne réalisation des tâches de bout en bout
Faire une liste des tâches organisée par domaines avec QUI fait QUOI Suivre les tâches Epauler les équipes Suivre le budget
Création
Créer les outils physiques Suivre leur production si besoin
Création : invitation physique ou mail, affiche…etc Menu si nécessaire Noms des tables si nécessaire Tableau d’affichage des places des invités à table si nécessaire
Logistique
Matériel technique + Repas
Lister les besoins Evaluer les coûts Définir les modalités du diner (apport de chacun / traiteur / …etc) et prévoir l’organisation pratique jusqu’au jour J Penser aux nappage/couverts/assiettes/serviettes…etc
Mailing
Envoi et pointage
Liste Suivi Relance
Services Jour J
Bon déroulé de l’évènement
Préparation de la salle Vérification du matériel technique Accueil des invités (pointage, vestiaire…) Service à table Rangements
Animateur principal
Animation et timing
LES TRUCS DE MMM
Gestion des invitations : à anticiper selon l’importance de l’évènement (nombre d’invités)
Mailing : pour un grand dîner, nous vous suggérons d’avoir recours à une billeterie gratuite, sur laquelle les participants seront invités à s’inscrire et qui vous permettra d’avoir un listing bien à jour.
8 jours avant : relancer l’intervenant s’il y en a un – lui donner toutes les informations
5 jours avant : envoyer un rappel
2 jours avant : vérifier les présentations et matériel projeté.
La veille :
vérifier qui ouvre la salle – avoir son numéro de téléphone à disposition
vérifier si le matériel technique est bien disponible
projecteur
paperboard…
Prévoir des bics et des feutres pour paper board
Imprimer le guide d’animation pour chaque animateur
– Sourire – Bras ouverts, pieds à plat sur le sol – Gestes d’accueil – Regard centré sur celle qui s’exprime – DEBOUT pour faire savoir – ASSIS pour écouter
Evitez jambes et bras croisés
– Accepter les silences – Proposer des silences – Accorder son niveau de vocabulaire à celui des participants – Faire des phrases complètes et courtes – Attendre le silence pour parler – S’adapter au groupe pour le tutoiement ou le vouvoiement – Proposer d’appeler chacun par son prénom
kitdiners.fr 