ORGANISATION PRATIQUE

Une fois le thème et le lieu définis, vous vous suggérons de suivre le projet en vous aidant de ce tableau.

GESTION DU PROJET	ROLE	EXEMPLES DE TACHES
Coordination	Suivre la bonne réalisation des tâches de bout en bout	Faire une liste des tâches organisée par domaines avec QUI fait QUOI Suivre les tâches Epauler les équipes Suivre le budget
Création	Créer les outils physiques Suivre leur production si besoin	Création : invitation physique ou mail, affiche…etc Menu si nécessaire Noms des tables si nécessaire Tableau d’affichage des places des invités à table si nécessaire
Logistique	Matériel technique + Repas	Lister les besoins Evaluer les coûts Définir les modalités du diner (apport de chacun / traiteur / …etc) et prévoir l’organisation pratique jusqu’au jour J Penser aux nappage/couverts/assiettes/serviettes…etc
Mailing	Envoi et pointage	Liste Suivi Relance
Services Jour J	Bon déroulé de l’évènement	Préparation de la salle Vérification du matériel technique Accueil des invités (pointage, vestiaire…) Service à table Rangements
Animateur principal	Animation et timing

LES TRUCS DE MMM

Gestion des invitations : à anticiper selon l’importance de l’évènement (nombre d’invités)
Mailing : pour un grand dîner, nous vous suggérons d’avoir recours à une billeterie gratuite, sur laquelle les participants seront invités à s’inscrire et qui vous permettra d’avoir un listing bien à jour.
8 jours avant : relancer l’intervenant s’il y en a un – lui donner toutes les informations
5 jours avant : envoyer un rappel
2 jours avant : vérifier les présentations et matériel projeté.
La veille :
- vérifier qui ouvre la salle – avoir son numéro de téléphone à disposition
- vérifier si le matériel technique est bien disponible
  - projecteur
  - paperboard…
- Prévoir des bics et des feutres pour paper board
- Imprimer le guide d’animation pour chaque animateur
- Imprimer la charte